Sähköisen arkistoinnin vaatimukset – mitä organisaatiosi tulee huomioida?

Arkistointi ei ole vain tietojen säilyttämistä siihen hankitussa järjestelmässä, vaan se on osa kokonaisvaltaista tiedonhallintaa, joka ulottuu lakien noudattamisesta arjen prosesseihin ja teknologisiin ratkaisuihin. Kun arkistoinnin perusvaatimukset ymmärretään ja niihin tartutaan järjestelmällisesti, voidaan välttää mahdollisia riskejä, kuten tietojen katoaminen, käyttörajoituksiin liittyvät ongelmat tai viranomaisseuraamukset.

Sähköisen arkistoinnin vaatimukset – mistä niissä on kyse?

Sähköisen arkistoinnin vaatimuksia voidaan lähestyä useasta näkökulmasta. Kokonaisuus rakentuu lainsäädännöstä, organisaation omista käytännöistä sekä käytettävien järjestelmien ominaisuuksista. Näiden välillä on usein rajapintoja ja päällekkäisyyksiä, jotka vaativat harkintaa ja yhteensovittamista.

🎛 Kolme vaatimustyyppiä

• ⚖️ Juridiset vaatimukset
  
• 🏢 Organisaatiokohtaiset vaatimukset
  
• 💻 Tekniset ja toiminnalliset vaatimukset
  

⚖️ Juridiset vaatimukset

Lainsäädäntö muodostaa arkistoinnin perustan. Esimerkiksi arkistolaki ja GDPR asettavat selkeitä velvoitteita tietojen säilyttämiseen, käyttöön ja hävittämiseen. Nämä säädökset eivät kuitenkaan yksin kerro, miten arkistointi käytännössä kannattaa toteuttaa, vaan ne vaativat tulkintaa ja soveltamista kunkin organisaation kontekstissa.

Keskeisiä juridisia vaatimuksia:

• Arkistolaki (831/1994) ja sitä täydentävät säädökset
  
• GDPR: erityisesti henkilötietojen säilytysaikojen ja käsittelyn osalta
  
• Julkisuuslaki ja viranomaisohjeet
  
• SÄHKE2-määrittely: tarjoaa edelleen relevantin viitekehyksen
  

🏢 Organisaatiokohtaiset vaatimukset

Jokaisella organisaatiolla on omat tiedonhallinnan tarpeensa, jotka vaikuttavat arkistoinnin käytäntöihin. Terveydenhuollon, koulutuksen tai teollisuuden toimijat voivat joutua huomioimaan erityissääntelyä tai asiakasvaatimuksia.

Tyyppiesimerkkejä:

• Sisäiset politiikat ja tiedonohjaussuunnitelmat
  
• Sertifiointivaatimukset (ISO 9001, ISO 27001)
  
• Asiakassopimusten mukaiset säilytysvelvoitteet
  

💻 Teknologiset ja toiminnalliset vaatimukset

Vaikka säädökset ja sisäiset käytännöt muodostavat raamit, niiden täyttäminen käytännössä edellyttää toimivia teknisiä ratkaisuja. Usein arkistointiin liittyvät tekniset vaatimukset ovat hajallaan eri järjestelmissä.

Tärkeitä huomioita:

• Järjestelmäyhteensopivuus ja siirtokelpoisuus
  
• Käyttöoikeudet ja tapahtumalokitus
  
• Pitkäaikainen säilyvyys ja eheys
  
• Varmuuskopiointi ja palautettavuus
  

Miksi vaatimuksiin kannattaa perehtyä ajoissa?

Usein vaatimuksiin herätään vasta, kun jokin menee pieleen: viranomainen pyytää aineistoja, järjestelmä ei tue siirrettävyyttä tai henkilöstön vaihdoksen myötä tiedon merkitys katoaa. Ennakoiva työ säästää paitsi aikaa ja rahaa, myös hermoja.

Hyvin suunniteltu arkistointi:

• Vähentää riskejä, kuten oikeudellisia seuraamuksia tai tietovuotoja
  
• Parantaa löydettävyyttä ja tiedon käyttökelpoisuutta
  
• Helpottaa työkuormaa, kun tieto löytyy nopeasti
  
• Tukee strategisia tavoitteita, kuten asiakaskokemuksen kehittämistä
  

Millaisia vaatimuksia organisaatiossasi on?

Arkistointivaatimukset eivät ole vain ulkoapäin määrättyjä velvollisuuksia vaan ne elävät osana organisaation sisäisiä käytäntöjä, vastuita ja järjestelmäkokonaisuutta. Oikein suunniteltuna arkistointi tukee tiedon käytettävyyttä ja vähentää riippuvuutta yksittäisistä henkilöistä tai ohjelmistoista.

Mieti näitä seikkoja arkistointiratkaisun käyttöönotossa:

• Mitä tietoja tulee säilyttää ja kuinka kauan?
  
• Missä järjestelmissä tieto syntyy ja miten se liikkuu?
  
• Ketkä vastaavat mistäkin?
  
• Onko käytännöt dokumentoitu ja koulutettu?
  

Usein arkistoinnin haasteet eivät liity niinkään lainsäädäntöön tai järjestelmiin, vaan siihen, ettei tiedetä, milloin ja miksi tieto pitäisi arkistoida. Asiakirjoja säilytetään sähköposteissa, verkkolevyillä tai projektityökaluissa ilman selkeitä pelisääntöjä, jolloin säilytysajat unohtuvat ja vastuuhenkilöt jäävät epäselviksi. Tämä kasvattaa tiedonhallinnan riskejä ja vaikeuttaa esimerkiksi auditointia, sopimusvastuiden todentamista tai tietosuojapyyntöihin vastaamista.

Yhtenäinen tiedonohjaus ja arkistointikäytäntö auttavat hallitsemaan tiedon elinkaarta siitä hetkestä lähtien, kun tieto syntyy, aina siihen saakka kun se hävitetään tai siirretään pitkäaikaissäilytykseen. Arkistointi ei ole lopputoimenpide, vaan osa dokumentin koko elinkaarta.

Miten varmistat, että arkistointiratkaisu täyttää vaatimukset?

Pelkkä järjestelmän hankinta ei takaa, että arkistointi on vaatimusten mukaista. Tarvitaan suunnitelmallisuutta, arviointia ja jatkuvaa kehittämistä.

Yksi keskeinen onnistumisen edellytys on se, että sähköinen arkistointi ei jää irralliseksi tekniseksi ratkaisuksi, vaan linkittyy luontevasti organisaation muihin prosesseihin. On tärkeää määrittää selkeästi, miten tieto kulkee järjestelmissä ja missä vaiheessa asiakirjoista tulee arkistoitavia. Tämä liittyy esimerkiksi siihen, siirtyykö asiakirja arkistoon automaattisesti, manuaalisesti, vai vasta tietyn säilytysajan jälkeen.

Lisäksi kannattaa huomioida tiedon konteksti: arkistoitava asiakirja ilman ymmärrettäviä metatietoja voi menettää merkityksensä vuosien varrella. Hyvä metatietorakenne ei ainoastaan täytä SÄHKE2:n tai muiden normien vaatimuksia, vaan tekee arkistoidusta tiedosta käyttökelpoista myös tulevaisuudessa.

Myös yhteistyö sisäisten tiimien välillä on kriittistä. IT vastaa usein järjestelmien toiminnallisuudesta, mutta tiedon omistajuus saattaa kuulua hallinnolle tai eri liiketoimintayksiköille. Yhteistyö ja roolien tarkka määrittely auttavat varmistamaan, ettei arkistointi jää epäselväksi harmaaksi alueeksi.

Näin varmistat että sähköinen arkistointinne on vaatimusten mukainen: 

✅ Sähköisen arkistoinnin vaatimusten auditiointi

• Onko dokumentaatio ajan tasalla?
  
• Onko säilytysaikojen määrittely selkeä ja lainsäädännön mukainen?
  
• Onko järjestelmä arkistointikelpoinen (viranomais- ja standardivaatimusten mukainen)?
  
• Onko roolit ja vastuut määritelty ja dokumentoitu?
  
• Onko auditointi tehty viimeisen 12 kuukauden aikana?
  

✅ Nykyisen arkistointiratkaisun auditiointi

• Onko käytössä oleva ratkaisu arvioitu kokonaisuutena?
  
• Vastaako ratkaisu organisaation tarpeita ja lainsäädännön vaatimuksia?
  
• Onko prosessit ja metatiedot hallinnassa?
  
• Onko järjestelmä integroitu muuhun tiedonhallintaan tarkoituksenmukaisesti?
  
• Onko riskejä ja kehityskohteita tunnistettu?
  

✅ Checklist arkistointikumppanin arviointiin

• Onko kumppanilla ajantasaiset tietoturvakäytännöt?
  
• Vastaako palvelu lainsäädäntöä ja toimialan sääntelyä (esim. GDPR)?
  
• Onko palvelulla selkeä dokumentaatio ja käyttöohjeet?
  
• Tarjoaako kumppani riittävän tuen ja ylläpidon?
  
• Onko auditointihistoria ja prosessien läpinäkyvyys kunnossa?
  
• Onko kustannusrakenne selkeä ja ennakoitava?
  
• Onko palvelu joustava ja skaalautuva organisaation muuttuviin tarpeisiin?
  

Yhdessä nämä toimenpiteet auttavat varmistamaan, että arkistointikäytännöt kestävät aikaa – ja tarkastelua.

Tutustu Sarakkeen arkistointipalveluun Sarake Arkiin

Tulevaisuuden luomat vaatimukset sähköiseen arkistointiin

Sähköinen arkistointi on jatkuvasti muuttuva alue, johon vaikuttavat niin teknologian kehitys, sääntelyn kiristyminen kuin toimintaympäristön muutos. Tulevaisuuden vaatimukset eivät koske pelkästään nykyisten standardien täyttämistä, vaan myös kykyä ennakoida ja varautua uusiin ilmiöihin.

Tekoälyn ja koneoppimisen rooli tulee kasvamaan: ne voivat automatisoida asiakirjojen luokittelua, ehdottaa säilytysaikoja tai tehostaa tiedon löydettävyyttä. Samalla organisaatioiden on huolehdittava arkistoinnin jatkuvuuden hallinnasta, eli varmistettava, että tieto säilyy käytettävänä myös teknologioiden ja tiedostomuotojen vaihtuessa. Tämä edellyttää joustavia ratkaisuja, jotka kestävät aikaa ja standardimuutoksia.

Lisäksi erilainen sääntely, kuten eurooppalaiset datastrategiat ja uudet tietosuoja- ja tietohallintavelvoitteet ohjaavat yhä tarkemmin sitä, miten tietoa tulee hallita ja säilyttää. Organisaatioilta vaaditaan entistä läpinäkyvämpää ja dokumentoidumpaa tiedonhallintaa.

Tulevaisuuden sähköinen arkistointi ei siis ole yksittäinen projekti, vaan jatkuva kehittämisen prosessi. Se on yhdistelmä vaatimustenmukaisuutta, teknologista ennakointia ja valmiutta rakentaa kestäviä ratkaisuja, jotka turvaavat tiedon käytettävyyden myös muuttuvassa ympäristössä.

Tulevaisuuden vaatimukset arkistoinnille: 

• Tekoälyn hyödyntäminen: automaattinen luokittelu, säilytysaikaehdotukset ja tiedon löydettävyyden parantaminen.
  
• Arkistoinnin jatkuvuuden hallinta: pääsyn turvaaminen tietoihin teknologioiden, formaattien ja standardien muuttuessa.
  
• Kiristyvä sääntely: eurooppalaiset datastrategiat ja uudet tietosuojasäädökset lisäävät dokumentoidun tiedon hallintavelvoitteita.
  
• Jatkuva kehittäminen: arkistointi ei ole kertaprojekti, vaan osa organisaation jatkuvaa tiedonhallinnan kehitystä.
  

Yhteenveto: hyvä suunnittelu vähentää riskejä ja tuo varmuutta

Sähköinen arkistointi on kriittinen osa tiedonhallintaa, johon liittyy oikeudellisia, teknisiä ja toiminnallisia vaatimuksia. Kun nämä tunnistetaan ajoissa ja niihin vastataan suunnitelmallisesti, arkistointi ei ole vain velvoite, vaan selkeä kilpailuetu.

🤝 Hyvin hoidettu sähköinen arkistointi tuo:

• 📂 Löydettävyyttä ja käyttökelpoista tietoa
  
• 🔐 Parempaa tietoturvaa ja riskienhallintaa
  
• 🧩 Yhteentoimivia järjestelmiä
  
• 🤝 Luottamusta viranomaisiin ja asiakkaisiin
  
• 🕒 Ajansäästöä ja tehokkuutta
  

Haluaisitko keskustella sähköisestä arkistoinnista asiantuntijoidemme kanssa?

Ota yhteyttä – selvitetään yhdessä, miten arkistointi kannattaa järjestää juuri teillä.
👉 Lue lisää sähköisen arkistoinnin palvelustamme
👉 Opi lisää sähköisestä arkistoinnista