Helsingin yliopisto modernisoi sähköisen arkistointinsa Sarake Arkin avulla
Helsingin yliopisto tarvitsi kustannustehokkaamman ratkaisun arkistointijärjestelmänsä laajentamiseen. Sarake Arkin avulla yliopisto sai skaalautuvan ja laajasti integroituvan järjestelmän, joka tehosti aineiston hallintaa ja pitkäaikaissäilytystä.
Julkaistu 12.11.2024
Lähtötilanne
Helsingin yliopisto halusi laajentaa sähköisen arkiston koko organisaationsa käyttöön. Aiemman arkistoratkaisun käyttäjämäärään sidotut ohjelmisto- ja tietokantalisenssit sekä käytössä ollut levyjärjestelmä olivat erittäin kalliita. Nämä estivät Helsingin yliopistoa laajentamasta sähköisen arkistointijärjestelmän käyttöä palvelemaan koko organisaatiota.
Projektissa alusta asti mukana ollut Sarakkeen asiantuntija Thomas Bäcksbacka kertoo tarkemmin lähtötilanteesta: ”Koko projekti lähti liikkeelle TCO:n pienentämistoiveesta. Yliopistolla oli käytössään todella kallista teknologiaa ja todella kallista rautaa, jotka kaikki nivoutuivat toisiinsa.”
Valitut ratkaisut eivät mahdollistaneet sähköisen arkiston laajentamista koko organisaation käyttöön, sillä kustannukset olisivat olleet liian korkeat.
”Parasta on ollut matalan kynnyksen nopea palvelu ja asiantunteva osallistuminen konkreettisten ongelmien työstöön meidän kanssamme. Koen Sarakkeen palvelun positiivisena ja kiitettävänä.”
Juha Hannikainen, Helsingin yliopiston palvelupäällikkö
Mitä tehtiin
Sarake tarjosi Helsingin yliopiston käyttöön sähköisen Sarake Ark-arkistointipalvelun. Palvelu soveltuu edeltäjiänsä paremmin yliopiston käyttötarpeisiin käytettävyytensä, teknisten ominaisuuksiensa ja lisenssimallinsa ansiosta. Sarakkeen ratkaisun myötä sähköinen arkisto tuli laajemmin yliopistokonsernin käyttöön.
Helsingin yliopiston palvelupäällikkö Juha Hannikainen kertoo: ”Projekti alkoi talousaineistojen pitkäaikaissäilytyksellä, mutta vuosien mittaan olemme laajentaneet järjestelmää myös muuhun hallintoon. Olemme muun muassa alkaneet toteuttaa yliopiston hallinnon arkistoinnin kannalta keskeisen, pysyvästi säilytettävän aineiston arkistointia.”
Käyttöönoton yhteydessä Sarake toteutti migraatiot uuteen palveluun, jonka ansiosta yliopisto pystyi ajamaan alas kolme legacy-järjestelmää. Käyttö on sittemmin laajentunut uusiin järjestelmiin. Tähän mennessä yliopisto on integroinut palveluun yhdeksän aktiivista järjestelmää. Sarakkeen avulla yliopisto on toteuttanut integraatioita taloushallinnon, HR- ja palkkahallinnon, asian- ja dokumenttienhallinnan, opintosuoritustietojen ja sopimustenhallinnan järjestelmistä. Myös yliopiston käytössä oleva allekirjoituspalvelu Sarake Sign liittyy saumattomasti sähköiseen arkistoon.
Vaikutukset
SSarake Ark soveltuu täydellisesti yliopiston tarpeisiin, sillä palvelu skaalautuu erinomaisesti ja integraatioita sähköiseen arkistoon on pystytty tekemään hyvinkin monenlaisista lähdejärjestelmistä. Lisäksi aiemmin arkistoitu aineisto ja legacy-järjestelmien tiedot siirtyivät vaivatta uuteen palveluun.
Helsingin yliopistolla on nyt käytössään sähköisen arkistoinnin palvelu, joka integroituu ilman piilokustannuksia organisaation monenlaisiin lähdejärjestelmiin ja jonka käyttöä on helppo laajentaa. Sähköinen arkisto on parantanut tietojen käytettävyyttä ja käyttöoikeuksien hallintaa, mikä helpottaa tietopalvelua ja resursointia.
Arkistoinnin kokonaiskustannukset ovat Sarake Ark-palvelun käyttöönoton myötä laskeneet merkittävästi, sillä monista kalliista lisensseistä ja legacy-järjestelmistä on päästy eroon. Arkistopalvelun ylivertainen lisensointimalli, taloudellisempi levyjärjestelmä ja arkistointia tukevan tiedonohjauksen käyttöönotto ovat saaneet yliopistolla innostuneen vastaanoton.
Juha Hannikainen kertoo tyytyväisenä: “Arkin ansiosta ajansäästö tietopalvelussamme on huomattavaa. Tietojen etsintä sähköisestä arkistosta on jouhevaa. Hakutoiminto (OCR) on mainio apuväline.” Piia Huttunen täydentää: ”Olen ollut todella tyytyväinen Sarakkeen palveluun ja myös sen hinnoitteluun. Hinta-laatusuhde on mielestäni hyvä. Ei ole tullut sellainen olo, että revitään vaan mahdollisimman paljon voittoja, vaan palvelu pyrkii vastaamaan sitä, mitä siitä laskutetaan. Palvelu on ollut lisäksi nopeaa ja joustavaa.”
Palvelun käyttöönoton myötä yliopistolle konkretisoitui, että onnistuneen arkistopalvelun taustalla ei ole ainoastaan toimiva tietojärjestelmä vaan myös saumaton yhteistyö asiantuntevan palveluntarjoajan kanssa.
Helsingin yliopiston asiakirjahallinnan asiantuntija Piia Huttunen kehuu Sarakkeelta yhteistyön aikana saamaansa palvelua: ”Sarakkeen palvelupäällikkö ja tukipalvelu toimivat nopeasti ja joustavasti. Olemme aina saaneet hyvinkin nopealla aikataululla apua ongelmiimme ja avuntarpeisiimme.” Juha Hannikainen jatkaa: ”Parasta on ollut matalan kynnyksen nopea palvelu ja asiantunteva osallistuminen konkreettisten ongelmien työstöön meidän kanssamme. Koen Sarakkeen palvelun positiivisena ja kiitettävänä. Ei ole ollut mitään ongelmia yhteydenpidossa.”
”Järjestelmä on todella selkeä käyttää. Olen aina löytänyt hyvin etsimäni aineiston.”
Juha Hannikainen, Helsingin yliopiston palvelupäällikkö
Haluatko tietää lisää?
Onko sinulla kysyttävää palveluistamme tai voimmeko muuten auttaa sinua tiedonhallinnan tarpeissasi? Ota rohkeasti yhteyttä, niin mietitään yhdessä parhaat mahdolliset ratkaisut yrityksesi toiminnan digitalisointiin.