Sähköinen allekirjoitus on noussut keskeiseksi työkaluksi organisaatioiden digitaalisessa kehityksessä. Se mahdollistaa nopean, turvallisen ja joustavan tavan allekirjoittaa asiakirjoja ilman tulostamista, skannaamista tai fyysistä läsnäoloa. Mutta miten sähköinen allekirjoitus tehdään, ja mitä organisaatioiden kannattaa huomioida vertaillessaan eri palveluntarjoajia?

Tässä artikkelissa käymme läpi sähköisen allekirjoituksen toimintaperiaatteet, tyypilliset käyttökohteet sekä keskeiset valintakriteerit, joiden avulla organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.

Mitä on sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoitus on tekninen menetelmä, jolla asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti. Se voi perustua kevyempään vahvistukseen (esimerkiksi sähköpostilinkkiin) tai vahvaan tunnistautumiseen (esimerkiksi pankkitunnuksilla). Molemmissa tapauksissa kyse on siitä, että asiakirjan allekirjoittaja tunnistetaan ja asiakirjan eheys turvataan.

Sähköinen allekirjoitus säästää aikaa, vähentää paperityötä ja tuo merkittäviä hyötyjä tehokkuuden ja tietoturvan kannalta. Juridisesti pätevän allekirjoituksen avulla voidaan siirtyä täysin digitaalisiin prosesseihin, mikä parantaa organisaation toimintavarmuutta ja asiakaskokemusta.

Miksi se on tehokas?

• Mahdollistaa nopeat läpiviennit ja tehokkaan dokumenttienhallinnan
  
• Ei tarvetta fyysisille allekirjoituksille tai paperidokumenteille
  
• Täyttää useimmiten juridiset vaatimukset, kun tekninen toteutus on asianmukainen
  
• Parantaa asiakas- ja työntekijäkokemusta
  

👉 Lue lisää sähköisen allekirjoittamisen palvelustamme.

Miten sähköinen allekirjoitus tehdään?

Sähköinen allekirjoitus koostuu yleensä viidestä vaiheesta: roolien määrittelystä, tunnistautumisesta, allekirjoituksesta, arkistoinnista ja prosessin läpimenosta. Jokainen vaihe on tärkeä osa kokonaisuutta ja vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja turvallisuuteen.

1. Roolien määrittely

Allekirjoitusprosessissa määritetään, kuka allekirjoittaa, kuka hyväksyy ja kuka vastaanottaa asiakirjan. Roolien selkeä hallinta on tärkeää etenkin suurissa organisaatioissa tai monivaiheisissa prosesseissa.

2. Tunnistautuminen

Tunnistautuminen voi olla:

• Kevyt tunnistautuminen 

Kevyt henkilötunnistus tarkoittaa menetelmää, jossa vastaanottaja vahvistaa allekirjoituksensa hallussaan olevalla mobiililaitteella. Tunnistus on moniosainen, mutta sen yhteydessä allekirjoittajan henkilöllisyyttä ei tarkisteta viranomaisen hyväksymällä henkilötunnistusmenetelmällä. Kevyt tunnistautuminen voi olla: 

• Sähköpostivahvistus
• SMS-/tekstiviestivahvistus
• Puhelinnumeropohjainen tunnistus ilman virallista henkilötietovarmennusta
• Käyttäjätunnus ja salasana 
• Mobiililaitteen kautta annettu vahvistus ilman virallista henkilötunnistetta

Vahva tunnistautuminen 

Vahva henkilötunnistus perustuu viranomaisen hyväksymään henkilötunnistusmenetelmään. Sitä voidaan esimerkiksi käyttää tilanteissa, joissa allekirjoituksen yhteydessä vaaditaan henkilötunnus. Vahvan tunnistautumiseen käyvät:  

• Pankkitunnukset
• Mobiilivarmenne
• Henkilökortti
• EU:n eIDAS-yhteensopiva tunnistus
• Yritysvarmenne / organisaatiovarmenne
• Sähköinen passi

Vahva tunnistautuminen takaa juridisen pätevyyden vaativammissa sopimuksissa.

3. Allekirjoitus

Allekirjoitus tehdään palvelun kautta sähköisesti, ja asiakirja saa digitaalisen leiman, joka varmistaa muuttumattomuuden ja allekirjoittajan.

4. Arkistointi

Allekirjoitettu asiakirja on hyvä arkistoida, jotta se on käytettävissä myös tulevaisuudessa tarpeen ilmetessä. Allekirjoituspalvelun lisäksi kannattaa siis miettiä asiakirjoille toimiva säilytysratkaisu, jotta ne eivät katoa. Esimerkiksi Sarake Ark -arkistointipalvelun avulla pidät allekirjoitetut asiakirjasi tallessa pitkäaikaisesti.

5. Läpimenoaika

Sähköinen allekirjoitus nopeuttaa allekirjoitusprosessia usein päivistä tunteihin tai minuutteihin.

Mihin sähköinen allekirjoitus sopii?

Sähköinen allekirjoitus on monipuolinen työkalu, joka sopii lähes kaikille toimialoille ja organisaation osastoille. Erityisesti se tukee tilanteita, joissa sopimuksia tai hyväksyntöjä tarvitaan nopeasti ja useiden osapuolien välillä. Esimerkiksi henkilöstöhallinnon, myynnin ja johtamisen dokumenttien hallinta tehostuu merkittävästi sähköisten prosessien avulla.

Sähköinen allekirjoitus soveltuu monenlaisiin käyttötarkoituksiin:

• Sopimukset ja asiakirjat: työsopimukset, salassapitosopimukset, asiakassopimukset
  
• HR-prosessit: työsopimukset, lomakkeet, sitoumukset
  
• Myynti ja asiakkuudet: tarjousten hyväksynnät, tilaukset, sopimukset
  
• Hallinto ja johtaminen: pöytäkirjat, päätösasiakirjat, valtuutukset
  

Onko tilanteita, jolloin sähköinen allekirjoitus ei sovi?
Tietyissä viranomaisasioissa tai erittäin sensitiivisissä asiakirjoissa voidaan vaatia fyysistä allekirjoitusta tai erityisratkaisua. Myös kansainvälisten osapuolien hyväksyntämenettelyt voivat tuoda rajoitteita.

Onko sähköinen allekirjoitus juridisesti pätevä?

EU:n eIDAS-asetus määrittelee kolme eri sähköisen allekirjoituksen tasoa: sähköinen allekirjoitus, kehittynyt sähköinen allekirjoitus ja pätevä sähköinen allekirjoitus. Pätevä sähköinen allekirjoitus vastaa juridisesti käsin tehtyä allekirjoitusta, kun taas kevyemmät muodot voivat olla riittäviä esimerkiksi sisäisiin hyväksymisiin tai yksinkertaisiin sopimuksiin.

Vahva tunnistautuminen (esimerkiksi pankkitunnuksilla) lisää allekirjoituksen luotettavuutta ja pätevyyttä. Suomessa vahvasti tunnistettu sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova useimmissa käyttötarkoituksissa. Organisaatioiden on kuitenkin hyvä arvioida, missä tilanteissa kevyempi tunnistautuminen riittää ja milloin tarvitaan vahvaa varmentamista.

Juridinen kelpoisuus Suomessa ja EU:ssa

EU:n eIDAS-asetus määrittelee kolme sähköisen allekirjoituksen tasoa:

1. Sähköinen allekirjoitus – kevyin malli, esim. napin painallus
   
2. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus – tunnistaa allekirjoittajan yksilöllisesti
   
3. Pätevä sähköinen allekirjoitus – perustuu pätevään varmenteeseen ja luodaan pätevällä allekirjoitusvälineellä (esim. älykortti tai turvasovellus)
   

Vahvalla tunnistautumisella tehty allekirjoitus on Suomessa ja EU:ssa pääsääntöisesti juridisesti sitova.

👉 Tulossa myöhemmin: Sähköinen allekirjoitus ja lainsäädäntö – mitä yrityksen tulee tietää

Tietoturva sähköisessä allekirjoittamisessa

Sähköisessä allekirjoituksessa käsitellään arkaluontoista tietoa, ja siksi tietoturva on kriittistä.

Sähköisessä allekirjoittamisessa tietoturva on kaiken keskiössä. Kun asiakirjoja allekirjoitetaan digitaalisesti, niiden sisältö on usein arkaluontoista tai sisältää henkilötietoja. Tämän vuoksi palvelun tulee suojata dokumentit tehokkaalla salauksella sekä tallennuksen että siirron aikana.

Digitaalinen allekirjoitus varmistaa samalla asiakirjan eheyden. Jos sisältöä muokataan jälkikäteen, allekirjoitus ei enää ole voimassa.

Luotettava allekirjoituspalvelu tuottaa jokaisesta vaiheesta jäljitettävän tapahtumalokin eli niin sanotun audit trailin. Tämä tarkoittaa, että organisaatio voi aina todentaa, kuka on tehnyt mitäkin ja milloin. Audit trailin merkitys korostuu etenkin tilanteissa, joissa on tarve osoittaa allekirjoituksen aitous tai toimia tarkastettavan prosessin mukaisesti. 

Samalla palvelun on huolehdittava henkilötietojen käsittelystä EU:n tietosuoja-asetuksen eli GDPR:n vaatimusten mukaisesti kuten minimoimalla tietojen säilytyksen tarpeettoman pitkään tai rajaamalla pääsy niihin vain niille, joilla on siihen oikeus.

Palvelun taustalla toimivien palvelimien sijainti on myös tärkeä tietoturvatekijä. Kun infrastruktuuri sijaitsee EU:n alueella, se helpottaa reunaehtojen noudattamista ja tuo varmuutta siitä, että tietoja ei siirretä ilman asianmukaista suojausta EU:n ulkopuolelle. 

Lisäksi palvelun käyttäjähallinta, kuten mahdollisuus hyödyntää vahvaa tunnistautumista, roolipohjaisia käyttöoikeuksia ja tarvittaessa kertakirjautumista (SSO), tukee turvallista ja hallittua käyttökokemusta.

Organisaation näkökulmasta tietoturvassa ei ole kyse vain teknisestä toteutuksesta, vaan kokonaisvaltaisesta luottamuksesta siihen, että allekirjoitusprosessit ovat läpinäkyviä, jäljitettäviä ja sääntelyä noudattavia.

Mitkä tekijät vaikuttavat tietoturvaan?

• Salaus: Asiakirjat tulee salata tallennettaessa ja siirrettäessä
  
• Audit trail: Jäljitettävä tapahtumaloki jokaisesta vaiheesta
  
• Tietosuojakäytännöt: GDPR-yhteensopivuus ja roolipohjainen pääsyhallinta
  
• Palvelimen sijainti: Suomessa tai EU:ssa sijaitsevat palvelimet helpottavat tietosuojasääntelyn täyttämistä
  

Tarkistuslista: Miten valita sähköinen allekirjoituspalvelu?

Palvelua valittaessa on tärkeää arvioida kokonaisuutta laajasti, ei vain pelkästään hinnan tai ulkoasun perusteella. Organisaation kannattaa pohtia muun muassa palvelun tietoturvatasoa, juridista kelpoisuutta, käytettävyyttä, hinnoittelumallia ja integroitavuutta olemassa oleviin järjestelmiin. Myös palveluntarjoajan tuki ja kyky kasvaa organisaation mukana vaikuttavat pitkän aikavälin onnistumiseen.

Hyvä allekirjoituspalvelu ei ole pelkkä työkalu, vaan osa organisaation prosesseja ja riskienhallintaa. Tämän vuoksi valintaan kannattaa panostaa ja tarvittaessa ottaa asiantuntija mukaan arviointiin.

Kun valitset sähköistä allekirjoituspalvelua, arvioi seuraavat:

Kriteeri	Kysymyksiä palveluntarjoajalle
Tietoturva	Onko käytössä salaus, audit trail, tietosuojakäytännöt?
Juridinen kelpoisuus	Onko toteutus eIDAS-mukainen ja tunnistus vahvaa?
Helppokäyttöisyys	Voivatko kaikki osapuolet käyttää palvelua vaivattomasti?
Hinnoittelu	Onko hinnoittelu läpinäkyvä ja skaalautuva?
Integroitavuus	Voiko palvelun liittää muihin järjestelmiin?
Tuki ja koulutus	Tarjotaanko käyttöönottoon tukea ja opastusta?
Skaalautuvuus	Toimiiko ratkaisu kymmenille, sadoille tai tuhansille käyttäjille?

Miksi sähköinen allekirjoitus sopii erityisen hyvin suurille organisaatioille?

Sähköinen allekirjoituspalvelu tarjoaa merkittäviä hyötyjä kaiken kokoisille toimijoille, mutta sen todellinen arvo korostuu erityisesti suurissa organisaatioissa. Kun päivittäin käsitellään kymmeniä tai satoja sopimuksia, lomakkeita ja hyväksymispyyntöjä eri osastojen ja yksiköiden välillä, sähköinen allekirjoitus tuo prosesseihin tehokkuutta, selkeyttä ja valvottavuutta.

Suurille organisaatioille keskeistä on skaalautuvuus. Palvelun tulee kestää suuria käyttäjämääriä ja toistuvia allekirjoitustapahtumia ilman, että käyttökokemus kärsii tai prosessit hidastuvat. 

Usein sähköinen allekirjoitus halutaan liittää osaksi muita järjestelmiä, kuten henkilöstöhallinnon tai asiakkuudenhallinnan sovelluksia. Tällöin automaatio auttaa vähentämään manuaalista työtä ja nopeuttaa merkittävästi sopimusten tai päätösten käsittelyä.

Lisäksi suurissa organisaatioissa vaatimukset tiedon jäljitettävyydelle, käyttöoikeuksien hallinnalle ja sisäiselle valvonnalle ovat usein tiukempia. Sähköinen allekirjoituspalvelu tarjoaa tarvittavat työkalut prosessien dokumentointiin, roolien määrittelyyn ja yksityiskohtaiseen hyväksyntäketjujen hallintaan. Yhdenmukaiset toimintatavat helpottavat compliance-vaatimusten täyttämistä ja tukevat turvallista päätöksentekoa.

Kun otetaan huomioon myös käyttäjien suuri määrä ja tarve keskitetylle hallinnalle, esimerkiksi kertakirjautumisen, käyttäjäroolien ja valvonnan osalta, sähköinen allekirjoituspalvelu muodostuu paitsi ajansäästöä tuovaksi työkaluksi myös strategiseksi osaksi organisaation toimintavarmuutta ja riskienhallintaa.

Me Sarakkeella olemme kehittäneet palvelun, joka on suunniteltu erityisesti suurten organisaatioiden vaativiin tarpeisiin, ja johon luottavat muun muassa useat suomalaiset yliopistot. Tutustu Sarake Sign Pro -allekirjoituspalveluun. 

Yhteenveto

Sähköinen allekirjoitus tarjoaa nopean, turvallisen ja tehokkaan tavan hallita dokumentteja ja sopimuksia digitaalisesti. Se parantaa työnkulkuja, tukee vastuullista tiedonkäsittelyä ja auttaa organisaatioita vastaamaan nykyaikaisiin vaatimuksiin.

Jos organisaatiollanne on laajemmat tarpeet tai erityisiä vaatimuksia sähköisen allekirjoittamisen suhteen, suosittelemme ottamaan yhteyttä asiantuntijoihimme. Autamme mielellämme oikean ratkaisun löytämisessä.

Tutustu myös tarkemmin sähköisen allekirjoituksen palveluumme:

👉 Sarake Sign – sähköinen allekirjoitus

📩Ota meihin yhteyttä