Sähköinen allekirjoitus ja lainsäädäntö – mitä yrityksesi tulee tietää

Onko sähköinen allekirjoitus juridisesti pätevä? Mihin lakiin sen käyttö perustuu? Ja miten varmistat, että yrityksesi allekirjoitukset täyttävät vaatimukset nyt ja tulevaisuudessa?

Sähköinen allekirjoittaminen on yleistynyt vauhdilla etenkin viime vuosina. Yrityksille se tarkoittaa paitsi tehokkuutta ja ajansäästöä, myös mahdollisuutta digitalisoida allekirjoitusprosessit turvallisesti ja läpinäkyvästi. Samalla yleistyminen on nostanut esiin myös uudenlaisia kysymyksiä juridisista vaatimuksista: missä tilanteissa sähköinen allekirjoitus riittää, ja milloin tarvitaan erityisiä varmenteita?

Lue lisää sähköisestä allekirjoittamisesta

Juridiset vaatimukset sähköiselle allekirjoitukselle

Sähköinen allekirjoitus on juridisesti hyväksyttävä, kun se täyttää tietyt tekniset ja oikeudelliset vaatimukset. Pelkkä allekirjoituksen ulkoinen muoto ei vielä riitä – olennaista on se, voidaanko allekirjoitus yhdistää yksiselitteisesti allekirjoittajaan, ja säilyykö sen eheys dokumentin elinkaaren ajan.

Lainsäädäntö ei kiellä sähköisen allekirjoituksen käyttöä juuri missään kontekstissa, mutta sen pätevyys riippuu monista tekijöistä: käytetystä tunnistautumismenetelmästä, allekirjoituksen teknisestä toteutuksesta sekä dokumentin käyttötarkoituksesta.

Yrityksen kannalta tärkein kysymys ei ole, onko sähköinen allekirjoitus sallittu – vaan onko se riittävän vahva ja todennettavissa oikeudellisessa tarkastelussa. Tässä korostuvat allekirjoituksen tasot, jotka määritellään EU:n eIDAS-asetuksessa.

Sähköisen allekirjoittamisen kolme tasoa

Sähköisissä allekirjoituksissa puhutaan yleisesti kolmesta tasosta: SES, AES ja QES. Näiden eroilla on ratkaiseva merkitys paitsi juridisen pätevyyden, myös riskienhallinnan kannalta.

🔹 SES – yksinkertainen sähköinen allekirjoitus

SES (Simple Electronic Signature) tarkoittaa mitä tahansa sähköistä tapaa ilmaista tahdonilmaus. Esimerkkejä ovat:

• sähköpostiin kirjoitettu nimi
  
• ”Hyväksyn” -nappi verkkopalvelussa
  
• manuaalisesti lisätty nimikirjoitus kuvatiedostona

SES on helppo ja nopea, mutta todistusvoimaltaan heikko, ellei prosessia dokumentoida tarkasti. Se soveltuu sisäisiin dokumentteihin, joissa juridinen riski on matala.

💡 Nosto: SES ei sisällä tunnistautumista – vastuu todistamisesta jää allekirjoituksen kerääjälle.

🔹 AES – kehittynyt sähköinen allekirjoitus

AES (Advanced Electronic Signature) on jo merkittävästi turvallisempi. Sen ominaisuuksia ovat:

• Yksilöivä tunnistus (esim. pankkitunnistautuminen, mobiilivarmenne)
  
• Allekirjoituksen muuttumattomuus (hashaus, salaus)
  
• Tekninen jäljitettävyys ja lokitus

AES on yleisin käytössä oleva allekirjoitustaso, ja usein riittävä yritysten sopimuksissa, kuten työsopimuksissa, NDA:ssa tai asiakassopimuksissa. Tärkeää on varmistaa, että palveluntarjoaja toteuttaa AES:n vaatimukset eIDAS-yhteensopivasti.

🔹 QES – pätevä sähköinen allekirjoitus

QES (Qualified Electronic Signature) on sähköisen allekirjoituksen korkein taso ja juridisesti yhtä sitova kuin käsin tehty allekirjoitus. Se perustuu:

• vahvaan tunnistautumiseen (sähköinen henkilökortti)
  
• EU:n hyväksymän varmentajan tarjoamaan allekirjoituspalveluun
  
• teknisiin varmenteisiin, joiden eheys voidaan tarkastaa myöhemminkin

QES on suositeltava esimerkiksi tilanteissa, joissa:

• oikeudellinen riski on korkea
  
• vastuut ovat merkittäviä
  
• halutaan maksimaalinen suoja riitatilanteita vastaan

Taulukko, jossa vertaillaan SES / AES / QES -tasoja käyttötilanteittain.

Esimerkiksi Sarake Sign -allekirjoituspalvelu mahdollistaa kaikki allekirjoitustasot. Lisäksi se on saumattomasti liitettävissä Sarake Ark -arkistointiratkaisuun, mikä mahdollistaa sopimusten oikean säilytyksen.

Lainsäädäntö ja määräykset, jotka ohjaavat sähköistä allekirjoittamista

🔸 eIDAS-asetus – eurooppalainen kehys

eIDAS-asetus (EU N:o 910/2014) määrittelee sähköisen tunnistamisen ja allekirjoittamisen oikeudelliset puitteet EU:n alueella. Se velvoittaa jäsenvaltioita tunnustamaan QES-allekirjoituksen kaikissa julkisissa ja yksityisissä prosesseissa.

Asetuksen ansiosta suomalainen yritys voi käyttää sähköisiä allekirjoituksia myös kansainvälisesti, kunhan toteutus on eIDAS-yhteensopiva.

🔗 EU:n virallinen eIDAS-asetuksen teksti

🔸 Suomen lainsäädäntö

Vaikka eIDAS on ensisijainen, sähköistä allekirjoittamista ohjaavat myös kotimaiset säädökset, kuten:

• Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa
  
• Arkistolaki
  
• Oikeustoimilaki

Näissä ei rajoiteta sähköisten allekirjoitusten käyttöä, mutta korostetaan vaatimuksia säilytykselle, todennettavuudelle ja oikeusvaikutusten arvioinnille.

Miten varmistat sähköisen allekirjoituksen juridisen pätevyyden?

Yrityksellä on vastuu valita ja toteuttaa sähköiset allekirjoitukset niin, että ne kestävät oikeudellista tarkastelua. Tässä avaintekijöitä:

✅ Käytä tasomäärittelyä: Tunnista riskitaso ja valitse sopiva allekirjoitustaso.
✅ Valitse oikea palveluntarjoaja: Varmista eIDAS-yhteensopivuus ja luotettavuus.
✅ Huolehdi säilyvyydestä: Allekirjoitusten tulee säilyä teknisesti eheänä vuosien ajan.
✅ Dokumentoi prosessit: Luo ohjeistukset ja vastuut – kuka saa allekirjoittaa ja miten.

Huomioimalla nämä seikat, parannat dokumenttien juridista pätevyyttä ja huolehdit prosessin turvallisuudesta:

🗂️ Auditointi: Käy läpi nykyiset prosessit ja dokumentit – missä käytetään SES-, AES- tai QES-tasoja?

🔒 Tietoturva: Varmista, että allekirjoituksia ja asiakirjoja käsitellään luottamuksellisesti ja suojatusti.

🧾 Säilytysratkaisut: Käytä sähköistä arkistointia, joka säilyttää dokumenttien eheyden, lokitiedot ja allekirjoitusvarmenteet.

📑 Lokit ja jäljitettävyys: Varmista, että allekirjoitusprosessista jää todennettava ”audit trail”, johon voi palata myöhemmin.

Milloin sähköinen allekirjoitus ei riitä?

Joissain harvoissa tapauksissa lainsäädäntö edellyttää perinteistä allekirjoitusta tai erityismuotoja:

• Kiinteistökaupat: osa kiinteistökaupoista vaatii edelleen paperisen tai viranomaisjärjestelmässä tehdyn allekirjoituksen. Esimerkiksi omakotitalon tai mökin osalta kaupat pystyy nykyään tekemään myös digitaalisesti (Dias kauppa).
  
• Testamentit ja edunvalvontavaltuutukset: vaativat todistajien läsnäolon

Muissa tapauksissa QES-tasoinen sähköinen allekirjoitus on yleensä riittävä, mutta tarkista AINA ajantasainen sääntely tai konsultoi asiantuntijaa. 

Yhteenveto: Yrityksen muistilista sähköisestä allekirjoittamisesta

• Tunnista asiakirjan oikeudellinen merkitys
  
• Valitse allekirjoitustaso (SES / AES / QES) tarpeen mukaan
  
• Käytä eIDAS-yhteensopivaa palveluntarjoajaa
  
• Säilytä asiakirjat ja varmenteet oikein
  
• Dokumentoi ja kouluta prosessit organisaatiossasi
  

Haluaisitko keskustella sähköisestä allekirjoittamisesta?

Jos haluat keskustella sähköisen allekirjoittamisen vaatimuksista, ota meihin yhteyttä niin selvitetään yhdessä, miten allekirjoitukset kannattaa järjestää juuri teillä!

👉 Ota yhteyttä Sarakkeen asiantuntijoihin.

👉 Lue lisää sähköisen allekirjoittamisen palveluistamme.