Uusi arkistointilaki: mikä muuttui ja mitä tiedonhallintamallissa on oltava vuoden 2028 alusta

Arkistointilaki (529/2026) korvasi kokonaan vuodelta 1994 peräisin olleen arkistolain (831/1994). Laki koskee viranomaisten kulttuuriperintöön kuuluvia asiakirjoja ja tietoaineistoja eli sitä osaa aineistoista, joka säilytetään pysyvästi tuleville sukupolville.

Aiempi arkistolaki laadittiin aikana, jolloin asiakirja tarkoitti lähinnä paperista dokumenttia. Kolmessakymmenessä vuodessa viranomaisten tietoaineistot ovat muuttuneet valtaosin digitaalisiksi, ja monia aiemman lain kohtia on jouduttu paikkaamaan erillisillä Kansallisarkiston määräyksillä ja ohjeilla. Uudistus nostaa nämä totutut käytännöt lain tasolle ja vastaa digitaalisen ajan tarpeisiin tinkimättä arkistoinnin perusperiaatteista.

Tärkeimmät asiat lyhyesti

• Keitä laki koskee: valtion virastoja ja laitoksia, kuntia ja kuntayhtymiä, hyvinvointialueita, yliopistoja ja ammattikorkeakouluja sekä yksityisiä toimijoita siltä osin kuin ne käyttävät julkista valtaa. Muilta osin laki ei velvoita yksityisiä yrityksiä tai yhteisöjä.
• Tiedonhallintalakia muutettiin samalla hallituksen esityksellä, ja muutos tuli voimaan samaan aikaan, 1.7.2026.
• Määräaika 1.1.2028: tiedonhallintamalliin on kirjattava, millä järjestelmällä tai missä tilassa arkistointi toteutetaan.
• Arkistoi tai tuhoa: kun säilytysaika päättyy, aineisto on arkistoitava tai tuhottava viipymättä tietoturvallisella tavalla.
• Säilytysvaatimus: arkistoitavien aineistojen ja niiden metatietojen on pysyttävä käytettävissä, todistusvoimaisina ja ymmärrettävinä.

Moni velvoite pohjautuu aiempaan arkistolainsäädäntöön ja Kansallisarkiston määräyksiin, mutta niistä säädetään nyt laissa täsmällisemmin. Uutta on ennen kaikkea se, että arkistoinnissa käytettävä järjestelmä tai tila on kirjattava tiedonhallintamalliin määräaikaan mennessä ja että Kansallisarkisto voi arvioida velvoitteiden noudattamista.

Keskeiset muutokset

Käsitteet puhuvat nyt tiedonhallinnan kieltä

Laki puhuu asiakirjojen rinnalla tietoaineistoista, mikä korostaa, että se koskee yhtä lailla sähköisiä tietoaineistoja kuin paperiasiakirjoja. ”Arkistonmuodostaja” on korvattu sanalla ”viranomainen”, ja tuttu ”seulontapäätös” on nyt ”arkistointipäätös”. Rinnalle on tullut uusi ”yleinen arkistointipäätös”, jolla Kansallisarkisto voi päättää usean viranomaisen asiakirjoista kerralla, esimerkiksi toimialoittain tai talous-, henkilöstö- ja yleishallinnon asiakirjoista.

Arvonmäärityksessä punnitaan myös tietosuojaa

Arkistollisen arvon kriteerit on nyt ensimmäistä kertaa kirjattu lakiin. Arvonmäärityksen on perustuttava tutkimuksellisiin tarpeisiin, ja siinä otetaan huomioon esimerkiksi viranomaisen tehtävän yhteiskunnallinen merkittävyys, tietojen ainutkertaisuus ja kattavuus sekä niiden erilaiset käyttömahdollisuudet. Lisäksi on arvioitava henkilötietojen käsittelyn riskit ja arkistoinnin oikeasuhtaisuus. Käytännössä säilyttämisen hyötyä punnitaan aiempaa tarkemmin suhteessa tietosuojariskeihin. Jos ajantasaista arkistointipäätöstä ei ole, viranomaisen on pantava asia vireille Kansallisarkistossa.

Siirrot laajenevat ja koskevat myös muuttuvia tietoaineistoja

Siirto-oikeus Kansallisarkistoon on laajentunut koskemaan myös muita kuin valtion viranomaisia. Lisäksi Kansallisarkistolla on oikeus saada tutkimuskäyttöä varten arkistokopio valtion viranomaisten sisällöltään muuttuvista tietoaineistoista, jos aineisto on arkistoitava. Muiden viranomaisten tietoaineistoista arkistokopio voidaan ottaa vastaan erillisellä sopimuksella. Tämä vastaa siihen, että moni keskeinen tietovaranto on nykyään tietokanta tai rekisteri eikä kansiollinen valmiita asiakirjoja. Siirron voi tehdä jo säilytysajan kuluessa.

Kansallisarkiston vahvempi rooli

Kansallisarkiston rooli on vahvistunut: sillä on aiempaa laajempi oikeus arvioida, noudattavatko viranomaiset ja tiedonhallintayksiköt keskeisiä arkistointivelvoitteita, kuten arkistoinnin suunnittelua ja arkistoitavien aineistojen säilyttämistä. Jos puutteita löytyy, Kansallisarkisto voi kiinnittää huomiota vaatimusten täyttämiseen.

Keitä laki koskee ja kuka säilyttää aineistot pysyvästi

Lain soveltamisala on kytketty julkisuuslain viranomaismääritelmään. Laki koskee valtion virastoja ja laitoksia, kuntia, kuntayhtymiä, hyvinvointialueita, yliopistoja, ammattikorkeakouluja sekä yksityisiä toimijoita siltä osin kuin ne käyttävät julkista valtaa. Muilta osin laki ei velvoita yksityisiä yrityksiä tai yhteisöjä. Eduskuntaa, tasavallan presidenttiä, valtioneuvostoa ja evankelis-luterilaista kirkkoa koskevat erityissäännökset. Kunnissa ja hyvinvointialueilla aineistojen säilyttäminen, digitointi ja siirto kuuluvat tiedonhallintayksikölle.

Organisaation kannalta ratkaiseva kysymys on, siirretäänkö pysyvästi säilytettävä aineisto Kansallisarkistoon vai säilytetäänkö se itse.

Toimija	Siirtovelvollisuus	Mitä se tarkoittaa
Valtion virastot ja laitokset	Kyllä	Siirtävät pysyvästi säilytettävät aineistot sähköisesti Kansallisarkistoon ja vastaavat itse siirtokuntoon saattamisesta, siirrosta ja sen kustannuksista. Siirron jälkeen aineisto on Kansallisarkiston hallussa. Kansallisarkisto päättää siirron ajankohdasta, ja velvoitteesta voidaan poiketa esimerkiksi tietoturvasyistä.
Kunnat, kuntayhtymät ja hyvinvointialueet	Ei	Voivat sopia siirrosta Kansallisarkiston kanssa. Muuten ne säilyttävät pysyvästi säilytettävät aineistot itse.
Yliopistot ja ammattikorkeakoulut	Ei	Kuten edellä: pysyvä säilytysvastuu on organisaatiolla itsellään.

Kun siirtovelvollisuutta ei ole, vastuu arkistoitavan aineiston käytettävyydestä, todistusvoimaisuudesta ja ymmärrettävyydestä on pysyvä, ellei siirrosta sovita Kansallisarkiston kanssa. Arkistoratkaisun on kestettävä järjestelmävaihdokset ja vuosikymmenet.

Mikä pysyy ennallaan

Kansallisarkisto on korostanut, että arkistoinnin perusperiaatteet säilyvät ja moni uuden lain vaatimus vastaa jo aiempaa ohjeistusta. Kansallisarkiston aiemmat määräykset ja päätökset, myös seulontapäätökset, jäävät voimaan, kunnes Kansallisarkisto toisin määrää, joten arkistonhoitoa ei tarvitse aloittaa puhtaalta pöydältä.

• Arkistointi suunnitellaan edelleen asiakirjojen ja tietoaineistojen elinkaaren alusta lähtien.
• Arvonmääritys tehdään viranomaisen ja Kansallisarkiston yhteistyönä, ja päätösvalta on Kansallisarkistolla.
• Viranomaisten aineistoista Kansallisarkisto ottaa vastaan vain sen, mikä on määrätty arkistoitavaksi.
• Valtion viranomaiset vastaavat yhä itse siirrettävän aineiston valmistelusta ja kustannuksista.
• Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan jatkossakin julkisuuslain perusteella, ja oikeus hakea oikaisua Kansallisarkiston päätöksiin säilyy.
• Alkuperäisen paperiasiakirjan saa tuhota digitoinnin jälkeen, kun sisältö säilyy muuttumattomana ja eheänä, ellei asiakirjan kulttuurihistoriallinen arvo tai oikeudellinen todistusvoima edellytä alkuperäisen säilyttämistä.
• Kansallisarkisto voi edelleen ottaa sopimuksella vastaan kulttuurihistoriallisesti merkittäviä yksityisiä aineistoja.

Entä tiedonhallintalaki?

Samalla hallituksen esityksellä muutettiin myös lakia julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019), ja muutos (530/2026) tuli voimaan 1.7.2026. Käytännössä merkittävin muutos koskee tiedonhallintamallia: uutta sääntelyä sen sisällöstä sovelletaan 1.1.2028 alkaen. Silloin mallista on käytävä ilmi, millä järjestelmällä tai missä tilassa arkistointi toteutetaan. Lisäksi arkistointi on nyt otettava huomioon, kun arvioidaan uusien tietojärjestelmien käyttöönoton ja olennaisten hallinnollisten uudistusten vaikutuksia.

Lait täydentävät toisiaan. Tiedonhallintalaki ohjaa sitä, miten tietoa hallitaan ja suojataan koko sen elinkaaren ajan, ja siinä säädetään myös säilytysajoista ja tuhoamisesta. Arkistointilaissa säädetään siitä, mitkä aineistot kuuluvat kulttuuriperintöön ja säilytetään pysyvästi ja miten ne arkistoidaan. Arvonmäärityksessä arvioidaan kaikki viranomaisen asiakirjat ja tietoaineistot. Arkistointilain mukaan arkistointi on suunniteltava osana tiedonhallintaa jo aineiston syntyessä. Tiedonhallintalain toteutumista arvioi ja edistää tiedonhallintalautakunta ja arkistointivelvoitteiden noudattamista Kansallisarkisto.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä

Jos vastaat organisaatiosi arkistoinnista tai tiedonhallinnasta, käy nämä kysymykset läpi vuoden 2027 aikana:

• Onko tiedonhallintamalliin kirjattu, millä järjestelmällä tai missä tilassa arkistointi toteutetaan? Määräaika on 1.1.2028.
• Onko keskeisistä tietoaineistoista ajantasainen Kansallisarkiston arkistointipäätös? Jos ei, asia on pantava vireille.
• Onko arkistonmuodostussuunnitelman sisältö viety tiedonhallintamalliin, ja vastaavatko tietoaineistojen kuvaukset uutta käsitteistöä?
• Onko jokaiselle aineistolle määritelty, arkistoidaanko vai tuhotaanko se säilytysajan päättyessä? Tapahtuuko se viipymättä?
• Ovatko pysyvästi säilytettävät aineistot ja niiden metatiedot käytettäviä, todistusvoimaisia ja ymmärrettäviä myös järjestelmävaihdosten jälkeen?
• Onko organisaatiossa vanhoja järjestelmiä, joita ylläpidetään vain niihin jääneiden tietojen vuoksi?
• Onko organisaatiollasi arkistoitavia, jatkuvasti muuttuvia tietoaineistoja, joista arkistokopion siirtäminen Kansallisarkistoon voisi tulla kyseeseen?
• Miten henkilötietoihin liittyvät riskit on huomioitu arvonmäärityksessä?

Moni näistä ei vaadi suuria muutoksia, ja suuri osa vastauksista on hyvä kirjata tiedonhallintamalliin. Työ kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, jotta muutokset ehtii tehdä harkiten.

Näin Sarake auttaa

Sarake on kotimainen kumppani, jonka ydinosaamista on digitaalinen tiedonhallinta. Pidämme huolta asiakkaidemme tiedosta: meillä tieto pysyy aina asiakkaan omistuksessa.

Arkistointipalvelumme Sarake Ark auttaa sinua säilyttämään tiedon muuttumattomana ja helposti löydettävänä. Se tukee uuden lain vaatimusten täyttämistä:

• Selkeä merkintä tiedonhallintamalliin. Kun arkistointi on keskitetty Arkiin, tiedonhallintamalliin voidaan hyvissä ajoin ennen 1.1.2028 kirjata yksiselitteisesti, missä arkistointi toteutetaan.
• Pysyvä säilytys omassa hallinnassa. Kunnille, hyvinvointialueille ja korkeakouluille, joilla siirtovelvollisuutta ei ole, Ark tarjoaa ratkaisun, jossa aineisto pysyy käytettävissä ja muuttumattomana vuosikymmeniä.
• Siirto Kansallisarkistoon. Arkistoitavat aineistot voidaan siirtää Kansallisarkistoon suoraan Sarake Arkista, kun siirrosta on päätetty tai sovittu.
• Luopuminen vanhoista järjestelmistä. Siirrämme vanhojen järjestelmien aineistot metatietoineen Arkiin, minkä jälkeen järjestelmät voidaan ajaa alas. Kyse ei ole vain säästöistä: kun säilytysaika päättyy, aineisto on arkistoitava tai tuhottava viipymättä, joten vanhan järjestelmän pitäminen käynnissä ei korvaa arkistointia.
• Modulaarinen, helppokäyttöinen ja tietoturvallinen. Otat käyttöön sen, mitä tarvitset. Asiantuntijamme tukevat sinua koko käyttöönoton ajan, ja tukemme on käytössäsi myös sen jälkeen.

Arkia käyttävät muun muassa useat suomalaiset yliopistot ja valtionhallinnon organisaatiot. Esimerkiksi Helsingin yliopisto on uudistanut arkistointinsa Arkin avulla.

Ota yhteyttä, niin kartoitamme yhdessä organisaatiosi arkistoinnin tilanteen.

Päivitetty marraskuussa 2026. Kansallisarkisto voi antaa lain nojalla vielä tarkempia teknisiä määräyksiä, joten tarkista ajantasainen tilanne Kansallisarkiston sivuilta.

Lähteet

• Arkistointilaki 529/2026 (Finlex)
• Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain muuttamisesta 530/2026 (Finlex)
• Eduskunnan vastaus EV 60/2026 vp
• Hallituksen esitys HE 169/2025
• Kansallisarkisto: Arkistointilaki
• Kansallisarkisto: Mikä muuttuu?
• Kansallisarkisto: Mikä ei muutu?
• Kansallisarkisto: Käsitteet ja soveltamisala
• Kuntaliitto: Arkistointilaki 529/2026 (yleiskirje)
• Valtiovarainministeriö: Tiedonhallintalaki
• Valtiovarainministeriö: Tiedonhallintalautakunta