Energia-alan tiedonhallinnan riskit epävakaassa maailmantilanteessa

Energia-ala käsittelee jatkuvasti tietoa, joka on sekä liiketoiminnallisesti kriittistä että yhteiskunnallisesti merkittävää. Verkkosopimukset, myyntisopimukset, liittymissopimukset, asiakasdata, hinnoittelutiedot ja viranomaisraportointi ovat esimerkkejä asiakirjoista, joiden eheyteen, saatavuuteen ja luottamuksellisuuteen ei ole varaa luottaa sokeasti.

Silti monissa energia-alan organisaatioissa tähän yksinkertaiseen kysymykseen ei osata vastata: missä teidän datanne fyysisesti sijaitsee?

Epävakaasta maailmantilanteesta johtuvat riskit energia-alan tiedonhallinnalle

Energiainfrastruktuuri on määritelty kriittiseksi infrastruktuuriksi. Energia-alan toimijoilla on siksi erityinen vastuu siitä, että heidän tietonsa eivät altistu sellaisille riskeille, joita ne eivät pysty hallitsemaan. Energia-ala on yksi kyberhyökkäysten yleisimmistä kohteista, ja geopoliittisen tilanteen kiristyminen on kasvattanut riskejä entisestään. Uhkat eivät rajoitu pelkästään järjestelmien lamauttamiseen: hyökkäykset voivat kohdistua suoraan dokumentteihin ja sopimuksiin manipuloimalla, tuhoamalla tai vuotamalla arkaluonteista tietoa. Samalla EU:n NIS2-direktiivi tiukentaa energia-alan velvoitteita tietojärjestelmien suojaamisessa ja poikkeamien raportoinnissa.

Yksi usein aliarvioitu riski on riippuvuus ulkomaisista pilvipalveluista. Kun organisaation tiedot sijaitsevat kolmannen maan pilvi-infrastruktuurissa, ne voivat olla kyseisen valtion viranomaisten saavutettavissa, esimerkiksi Yhdysvaltain CLOUD Act -lain nojalla. CLOUD Act velvoittaa yhdysvaltalaisia pilvipalveluntarjoajia luovuttamaan dataa viranomaisten pyytäessä riippumatta siitä, missä maassa data fyysisesti sijaitsee. Tämä koskee myös suomalaisten yritysten tietoja, jos ne on tallennettu yhdysvaltalaiseen palveluun. Kotimaisuus ja eurooppalaisuus eivät siis enää ole vain arvovalintoja. Ne ovat tärkeää riskienhallintaa etenkin jokaisessa yrityksessä, joka toimii kriittisellä toimialalla. 

Geopoliittisen tilanteen muuttuessa riippuvuus ulkomaisista pilvipalveluista ei ole teoreettinen uhka, vaan konkreettinen haavoittuvuus. Tietosuvereniteetti eli tieto siitä, missä data sijaitsee, kuka siihen pääsee käsiksi ja minkä lain alaisena sitä käsitellään on siksi muodostunut energia-alan riskienhallinnan keskeiseksi kysymykseksi.

Tiedonhallinta vastauksena näihin riskeihin

Vielä muutama vuosi sitten datan sijainti oli lähinnä tekninen yksityiskohta muiden joukossa. Tänä päivänä se on strateginen kysymys. Kotimaiseen tiedonhallintaan siirtyminen on yksi konkreettisimmista tavoista pienentää geopoliittisia riskejä. Kotimainen palveluntarjoaja pitää tiedot suomalaisen ja EU-lainsäädännön piirissä, tuntee alan sääntelyn ja reagoi nopeasti tilanteen muuttuessa. Sarakkeen tiedonhallintapalvelut on rakennettu juuri tätä ajatellen: sähköinen arkistointi (Sarake Ark) pitää tiedot muuttumattomina ja turvassa ja se voidaan tarvittaessa asentaa asiakkaan omaan konesaliin täydellistä tietosuvereniteettia varten. Sähköinen allekirjoittaminen (Sarake Sign) puolestaan varmistaa, että sopimuksista jää juridisesti pätevä ja kiistaton jälki, oli tilanne mikä tahansa.

Energia-alalla sopimukset eivät ole hetkellisiä eikä niiden arkistoinninkaan pidä olla

Energia-alan sopimuksilla on pitkä elinkaari. Verkkosopimukset ja liittymissopimukset voivat olla voimassa vuosikymmeniä. Toimitussopimukset uusiutuvat ja muuttuvat, mutta niiden historia täytyy säilyä muuttumattomana. Viranomaisraportointi edellyttää asiakirjojen saatavuutta pitkältä ajanjaksolta.

Kun sopimus allekirjoitetaan tänään, sen on oltava todennettavissa ja luettavissa vielä 20 vuoden päästä. Tämä asettaa tiedonhallinnalle vaatimuksia, joita ei voida hoitaa kelvollisesti vanhakantaisilla menetelmillä tai palveluilla, joiden jatkuvuudesta ei ole takeita.

Digitaalinen arkistointi ratkaisee tämän ongelman, mutta vain oikein tehtynä. Arkiston on oltava tietoturvallinen, käytettävyydeltään taattu ja säädöstenmukainen. Lisäksi arkiston on sijaittava siellä, missä omistat sen: Suomessa.

Säädöstenmukaisuus ei synny vahingossa

Energia-alan tiedonhallintaan kohdistuu laaja sääntely-ympäristö: GDPR henkilötietojen osalta, alan oma lainsäädäntö viranomaisraportoinnin ja sopimusten suhteen sekä eIDAS-asetus, joka määrittelee sähköisen allekirjoittamisen oikeudelliset vaatimukset.

Sähköinen allekirjoittaminen on tehokas ratkaisu mutta vain silloin, kun se täyttää oikean allekirjoitustason vaatimukset oikeassa tilanteessa. Energia-alan sopimukset ovat usein oikeudellisesti merkittäviä asiakirjoja, joiden allekirjoitusprosessin on kestettävä auditointi.

Kävimme tämän aiheen läpi tarkemmin artikkelissamme Miten sähköisen allekirjoittamisen tietoturva ja säädöstenmukaisuus varmistetaan tarkasti säännellyillä toimialoilla? Suosittelemme tutustumaan artikkeliin, jos haluat ymmärtää allekirjoitustasojen käytännön merkityksen ja syventyä lisää sähköisen allekirjoittamisen ja -arkistoinnin tietoturvaan ja säädöstenmukaisuuteen.

Kotimaisuus on kilpailuetu, ei kompromissi

Sarake on kotimainen ohjelmistoyritys, jonka palvelut on rakennettu suomalaiselle ja eurooppalaiselle lainsäädännölle.

Saamme Sarakkeella paljon kyselyitä siitä, missä tietomme sijaitsevat. Sarakkeen tiedot sijaitsevat aina Suomessa kotimaisissa datakeskuksissa ja asiakas omistaa meillä aina omat tietonsa. Emme myöskään käytä pilvipalveluita tietojen säilyttämiseen, sillä niiden omistuspohja ja lakiympäristö on epäselvä.

Haluamme Sarakkeella olla tukemassa eurooppalaisen ja suomalaisen tiedonhallinnan ekosysteemin rakentamista ja kehittymistä, jotta saamme luotua turvallisen vaihtoehdon tietojen säilyttämiseen suomalaisille ja eurooppalaisille yrityksille.

Tämä tarkoittaa käytännössä sitä että:

Tiedätte, missä datanne on. Ei epäselviä pilviketjuja tai alihankkijoita eri mantereilla. Tieto sijaitsee suomalaisessa infrastruktuurissa.

Omistat omat tietosi. Sarake ei myy, analysoi tai hyödynnä asiakkaidensa tietoja. Tiedot ovat yksinomaan teidän.

Säädöstenmukaisuus on sisäänrakennettu. Palvelumme on suunniteltu täyttämään kaikki GDPR:n ja eIDAS-asetuksen vaatimukset.

Pitkä elinkaari on otettu huomioon. Sarake Ark on rakennettu pitkäaikaiseen säilytystarpeeseen, josta tiedot löytyvät muuttumattomina vielä 20 vuoden päästä. 

Mitä seuraavaksi?

Jos ette pysty vastaamaan näihin kysymyksiin, on aika tarkistaa tilanne:

• Missä sopimuksenne ja asiakirjanne fyysisesti sijaitsevat?
• Kuka voi lain nojalla päästä käsiksi palveluntarjoajanne kautta tallennettaviin tietoihinne?
• Täyttääkö sähköinen allekirjoittamisratkaisunne energia-alan sopimusten oikeudelliset vaatimukset?
• Onko arkistointiratkaisunne suunniteltu kestämään vuosikymmeniä?

Me autamme energia-alan toimijoita rakentamaan tiedonhallinnan kokonaisuuden, joka on sekä turvallinen että säädöstenmukainen. Oli kyse sopimusprosessien digitalisoinnista, pitkäaikaisesta arkistoinnista tai molemmista, meidän lähtökohtamme on aina se, että asiakkaan tiedot pysyvät aina asiakkaan hallinnassa.

Haluatko tietää, miten teidän organisaationne tiedonhallinta voitaisiin järjestää turvallisesti ja säädöstenmukaisesti?

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme →

Tutustu Sarake Arkiin →

Tutustu Sarake Signiin →