Kela digitalisoi hallinnolliset allekirjoitusprosessinsa Sarake Signin avulla
Kela siirtyi paperiallekirjoituksista täysin sähköiseen prosessiin. Sarake Sign toi nopeuden, paikkariippumattomuuden ja kokonaisvaltaisen digitalisoinnin hallinnollisten asiakirjojen allekirjoittamiseen, myös vaativissa integraatioita edellyttävissä ympäristöissä.
Keskeiset tulokset 📈
Täysin digitalisoitu prosessi
Allekirjoitusprosessi on digitalisoitu kokonaan asiakirjan laadinnasta arkistointiin.
Nopea allekirjoittaminen
Hallinnollisten asiakirjojen allekirjoitus onnistuu nopeasti ja paikkariippumattomasti.
Arjen työn helpottuminen
Asiakirjoja ei enää tarvitse tulostaa, lähettää tai skannata, ja työ on sujuvaa intuitiivisen järjestelmän ansiosta.
Haaste
Kelassa oli tarve löytää sähköinen allekirjoitusratkaisu nimenomaan hallinnollisille asiakirjoille. Etuusasioiden ratkaisu oli jo pitkään ollut sähköistä, mutta hallinnollisten asiakirjojen allekirjoitukset hoidettiin perinteisesti kynällä ja paperilla. Prosessit olivat pahimmillaan pitkiä ja saattoivat viivästyttää myös muiden tehtävien etenemistä.
Viimeistään korona-aika ja siirtyminen laajaan etätyöhön tekivät selväksi, että nopeaa ja paikkariippumatonta allekirjoitustapaa tarvittiin kiireellisesti.
Tarjousvertailussa Sarakkeen ratkaisu sai korkeimman vertailuarvon hinnan ja laadun yhdistelmällä. Keskeisiä vaatimuksia olivat allekirjoittamisen luotettavuus ja lainsäädännön vaatimustenmukaisuus, soveltuvuus erityyppisten toimijoiden kanssa allekirjoittamiseen, mahdollisuus delegoida allekirjoituspyyntöjä sekä integroitavuus asianhallintajärjestelmään.
Mitä tehtiin
Kelassa ei ollut aiemmin ollut käytössä sähköistä allekirjoituspalvelua, joten muutos tarkoitti siirtymistä kokonaan uuteen toimintamalliin. Toimitusprojekti edellytti myös perehtymistä sähköiseen allekirjoittamiseen liittyvään teknologiaan ja lainsäädäntöön. Tässä Sarakkeen asiantuntijat olivat tiiviisti mukana.
Kelan asiakirjahallinnan suunnittelija ja sähköisen asiakirjahallinnan palvelujen tuoteomistaja Liisa Pihlaja kuvaa yhteistyötä: ”Sarakkeelta saatiin hyvin tukea asioiden selvittämiseen. Toimitusprojekti eteni hyvässä hengessä ja kaikilla oli työhön ratkaisukeskeinen ote.”
Kelan vaatimukset olivat etukäteen tarkasti määriteltyjä niin teknisten ratkaisujen, tietoturvan kuin käytettävyydenkin osalta. Suurin osa vaatimuksista oli Sarake Signissa valmiiksi katettuna. Raportointiin tehtiin Kelan tarpeisiin räätälöityä jatkokehitystä.
Sarake toteutti myös integraatiot Kelan olemassa oleviin järjestelmiin asiakirjojen laadintaa, säilytystä ja arkistointia varten, jolloin allekirjoitusprosessi saatiin sujuvaksi osaksi Kelan laajempaa asiakirjahallintaa.
Tulokset
Sarake Signin käyttöönoton myötä sekä kelalaiset että ulkopuoliset allekirjoittajat voivat allekirjoittaa asiakirjat nopeasti ja paikkariippumattomasti. Allekirjoitusprosessit ovat nopeutuneet huomattavasti.
Sarake Signin ja Sarakkeen toteuttamien integraatioiden myötä koko allekirjoitusprosessi on digitalisoitu asiakirjan laadinnasta säilytykseen ja arkistointiin asti.
Käytännön arki on helpottunut merkittävästi: asiakirjoja ei enää tarvitse tulostaa, lähettää tai skannata allekirjoitusprosessin aikana. Käyttäjiltä on saatu hyvää palautetta järjestelmän helppokäyttöisyydestä.
“Sekä kelalaiset että ulkopuoliset allekirjoittavat voivat nyt allekirjoittaa asiakirjat nopeasti ja paikkariippumattomasti. Allekirjoitusprosessit ovat nopeutuneet huomattavasti. Allekirjoitusprosessi on digitalisoitu kokonaan asiakirjan laatimisesta säilyttämiseen ja arkistointiin asti. Käyttäjiltä on saatu hyvää palautetta järjestelmän helppokäyttöisyydestä.”
Liisa Pihlaja, asiakirjahallinnan suunnittelija ja sähköisen asiakirjahallinnan palvelujen tuoteomistaja, Kela
Haluatko tietää lisää?
Onko sinulla kysyttävää palveluistamme tai voimmeko muuten auttaa sinua tiedonhallinnan tarpeissasi? Ota rohkeasti yhteyttä, niin mietitään yhdessä parhaat mahdolliset ratkaisut yrityksesi toiminnan digitalisointiin.
